FAQ

Alle empfangenen und gesendeten Dokumente werden maximal 90 Tage gespeichert. Optional ist eine langfristige Speicherung bei einem externen Archivdienstleister möglich.

Optional ist eine Archivierung Ihrer empfangenen und gesendeten Daten möglich. Die Archivierung erfolgt bei einem externen Dienstleister vollautomatisch über eine im System integrierte Schnittstelle.

Sie können die Archivierung direkt bei der Registrierung auswählen oder Sie fügen die Option später über den Administrationsbereich hinzu.

Sie können beliebig viele Dokumente über unser System empfangen und versenden. Die Größe der einzelnen Dokumente ist dabei auf 512 KB begrenzt.

Bei der IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) handelt es sich um die internationale Schreibweise Ihrer Bankverbindung.

Beispiel:
IBAN: DE68 2105 0170 0012 3456 78
BIC: MARKDEFF

I.d.R. finden Sie diese Angaben in dem Online Banking Portal Ihrer Bank oder auf Ihrem Kontoauszug.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine eindeutige EU-weite Kennzeichnung eines Umsatzsteuerpflichtigen. Sie dient innerhalb des Europäischen Binnenmarktes zur Abrechnung der Umsatzsteuer durch die Finanzämter.

Die Steuernummer hingegen ist eine nationale Nummer für die Veranlagung einer Vielzahl von Steuern einschließlich der Umsatzsteuer von den Finanzbehörden.

Beispiel:
USt-IdNr. DE999999999
Steuernr. 02/815/08156

Zustellungsmerkmale dienen der Identifizierung der am System teilnehmenden Unternehmen und Personen. Da bei der elektronischen Zustellung von Dokumenten nicht die Post- oder Hausanschrift genutzt werden kann wurden folgende Daten als eindeutige Zustellungsmerkmale definiert:

• E-Mail-Adresse
• nationale Bankverbindung (Kontonummer + BLZ)
• internationale Bankverbindung (IBAN + BIC)
• Steuernummer
• Umsatzsteuer-ID

Um eine höchstmögliche Trefferquote bei der Zustellung zu erzielen empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit alle Daten bei der Registrierung anzugeben.

Bei Fragen zu unseren Rechnungen wenden Sie sich bitte an unsere Finanzbuchhaltung oder unser Support-Team. Die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse finden Sie hier.

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot für persönliche Schulung. Sie können dabei bestimmen, ob die Schulung bei Ihnen vor Ort oder in einem von uns organisierten Schulungsraum stattfinden soll.

Wenn Sie Interesse haben, dann sprechen Sie bitte unseren Vertrieb oder und Support-Team an. Die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse finden Sie hier.

Der größte Nutzen liegt anfangs im Rechnungseingangsprozess – starten Sie mit der gescannten Rechnung und einen auf Ihr Unternehmen abgestimmten elektronischen Freigabe- und Buchungs-Workflow. Danach stellen Sie schrittweise Ihre Lieferanten von der Papierversendung auf die elektronische Rechnung um.

Große Rechnungsempfänger geben ihren Lieferanten vor, wie sie Dokumente erhalten möchten. Mit jedem gewonnenen Rechnungsempfänger werden somit auch viele Rechnungssteller im Netzwerk davon partizipieren, mit unserer Anwendung eine einheitliche Lösung zu bekommen.

Weil ein normales PDF keine einheitliche Datenschnittstelle bietet und die Empfänger sich nicht mit den verschiedenen Inhaltsformaten und Signaturen auseinandersetzen wollen.

Per E-Mail empfangene Rechnungen müssten zwecks Datenübernahme daher weiterhin abgetippt werden oder durch eine Texterkennungssoftware (OCR) bearbeitet werden.

Zudem muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung dieser Form der Zustellung zustimmen und sicherstellen, dass keine E-Mail verloren geht.

Damit eine elektronische Signatur vorsteuerabzugsfähig wird, bedarf es der Einhaltung vieler rechtlicher Vorschriften. So muss z.B. die Signaturprüfung nach dem Empfang der Rechnung erfolgen. Das Versenden zusammen mit der Rechnung würde daher einen Fehler darstellen, der zum Verlust der Vorsteuerabzugsfähigkeit führen kann. Nur ein professionelles System mit angeschlossenem Trust Center kann alle rechtlichen Aspekte hundertprozentig umsetzen und so einen reibungslosen Ablauf garantieren.

Die heutigen Fakturasysteme erlauben in den wenigsten Fällen die automatisierte Erstellung der Feldinhalte. Selbst wenn dies gelingen würde, müsste der Empfänger auf Grund fehlender Standards für jeden seiner Lieferanten ein Projekt zur Feldzuordnung (Mapping) durchführen. Dieser immense Aufwand wird durch Standardformate und Konvertierungsfilter unserer Anwendung auf ein Minimum reduziert.

Die Zustellung der Dokumente erfolgt bei unserer Anwendung nicht über eigenständige Zustellungsmerkmale wie z.B. Kunden-IDs oder Benutzernamen sondern über allgemein bekannte Informationen. Hierzu gehören E-Mail-Adressen, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und die Bankverbindung. Diese Details sind es, die unseren Dienst von anderen Lösungen abheben und in der Praxis zu einer komfortablen und effizienten Abwicklung führen.

Die Grenzkosten für die Einführung elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitungsprozesse sind stark von der Branche abhängig. Ab ca . 5.000 Eingangsrechnungen pro Jahr sind reale Einsparungen möglich. Jedoch schon mit der ersten elektronischen Rechnung gewinnen Sie an Übersicht, werden schneller in der Bearbeitung und vereinfachen Ablage und Recherche.

Nationale und Europäische Studien haben ergeben, dass die papierbasierte Rechnungsbearbeitung zwischen 9,00 EUR und 30,00 EUR pro Stück kostet. Entscheidend sind die Organisationsstrukturen in der Rechungsbearbeitung (zentral, dezentral, ...) Reklamationsbearbeitung. Kosteneinsparungen um 50% sind nach umfangreichen Projekterfahrungen durchaus zu realisieren.

Gemäß §14 UStG müssen elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten Signatur versehen werden. Um Ihnen die Abwicklung zu erleichtern und die Kosten niedrig zu halten, haben wir daher einen Signaturservice in unser System integriert, der jede Rechnung vollautomatisch signiert und für den Empfänger die notwendige Signaturprüfung sowie den Prüfbericht erstellt.

Da eine qualifizierte Signatur immer an eine natürliche Person gebunden ist benötigen wir eine Handlungsvollmacht von Ihnen, die Ihr Einverständnis für die Signierung der Rechnungen enthält. Die Handlungsvollmacht ist selbstverständlich auf diese Dienstleistung beschränkt und kann jederzeit gegenüber der CITIPOST Osnabrück schriftlich widerrufen werden.

Die Abkürzungen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) fallen sehr häufig im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen. Es handelt sich dabei um Anweisungen des Bundesfinanzministeriums und Wirtschaftsverbänden, die u.a. den Umgang und die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten regeln.

Da sich die Rechtsprechung an diesen Grundsätzen orientiert ist es von hoher Bedeutung, dass alle Prozesse diesen Regeln entsprechen. Selbstverständlich ist dieses System streng nach GDPdU und GoB entwickelt worden.

Weitere Informationen zu GDPdU bei Wikipedia.

Weitere Informationen zu GoB bei Wikipedia.

Eine Kündigung muss schriftlich an die im Impressum aufgeführte Adresse erfolgen.

Ihre Daten inkl. der empfangenen und gesendeten Dokumente werden 90 Tage nach Ablauf des Vertrages von uns gelöscht.

Bitte geben Sie in der Kündigung Ihre Kundennummer oder mindestens eines Ihrer Zustellungsmerkmale an.

Mit unserer Lösung sind Sie auf der sicheren Seite. Die Anwendung entspricht allen aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Durch das Signieren der Ausgangsrechnungen (qualifizierte elektronische Signatur durch den Dienstleister) gemäß §14 UStG sind die elektronischen Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigt und können bei einem deutschen Finanzamt eingereicht werden. Eine genaue Prozessdokumentation wird auf Anfrage bereitgestellt.

Die Teilnahme an unserem Dienst ist für Jedermann ganz einfach über eine Registrierung im Internet möglich. Abhängig davon, welche Dienstleistungen Sie in Anspruch nehmen möchten, benötigen Sie für die Registrierung folgende Dinge:

Basiszugang

• Name und Anschrift Ihrer Firma
• Ggf. abweichende Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse der Firma
• Name und Kontaktdaten des Hauptansprechpartners (i.d.R. Geschäftsführer oder Administrator)
• Zustellungsmerkmal für den Empfang von Dokumenten
  • Zentrale E-Mail-Adresse (z.B. ebilling@remove-this.firma.de)
  • Steuernummer oder USt-IdNr. Ihrer Firma
  • Hauptbankverbindung Ihrer Firma

Zusatzangaben bei kostenpflichtigen Diensten

• Bankverbindung für den Einzug der anfallenden Kosten

Die Registrierung im Internet dauert nur wenige Minuten. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail und können sich dann sofort im Portal anmelden.

Wenn Sie sich für ein Produkt mit Sendefunktion entschieden haben benötigen wir noch eine unterschriebene Handlungsvollmacht von Ihnen. Aufgrund des Postweges dauert die vollständige Freischaltung in diesem Fall ca. 2-3 Werktage.

Vorsteuerabzugsfähige elektronische Rechnungen sind nach Vorgabe des Finanzministeriums elektronisch zu signieren. Unsere Prozesse berücksichtigen diese Vorgaben. Damit sind Manipulationen an den Rechnungen, so wie es das BMF (Bundesministerium der Finanzen), verlangt erkennbar.

Wir vereinbaren mit Ihnen die Vorhaltung der über das System bereitgestellten Daten. Die Standardbereitstellungszeit ist 90 Tage. Über unsere Systemfunktionen können Sie erkennen, welche Rechnungen Sie bereits heruntergeladen haben.

Die Zustellung der Dokumente wird protokolliert und sowohl für den Versender als auch den Empfänger mit Status versehen. Hierdurch haben Sie jederzeit einen genauen Überblick, ob das Dokument bereits zugestellt wurde und in welchem Bearbeitungstand es sich befindet.

Die Server stehen in einer abgeschlossenen Systemumgebung und sind durch ein mehrstufiges Sicherheitskonzept geschützt. Die Sicherheitsvorgaben orientieren sich am Grundschutzhandbuch des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).

SIMPLYST Express ist eine intelligente Software, die eine automatische Erkennung von Rechnungsdaten und Übermittlung an das Portal aus nahezu jeder beliebigen Windows-Anwendung ermöglicht.

Hierzu wird SIMPLYST Express auf Ihrem Windows-PC installiert und erscheint in Ihrer Druckerauswahl. Sie können Ihre Rechnung wie gehabt in Ihrer vorhandenen Faktura-Software erstellen und müssen zur elektronischen Übermittlung lediglich SIMLYST Express anstelle Ihres normalen Druckers nutzen. Die Konvertierung der Rechnung und das Erkennen aller relevanten Daten übernimmt dabei das Programm.

Voraussetzungen für den Einsatz von SIMPLYST Express

Betriebssystem

• Microsoft Windows 7
• Microsoft Windows Vista (32 Bit)
• Microsoft Windows XP SP2 oder höher (32 Bit)
• Microsoft Windows 2003 Server (32 Bit)
• Mircosoft Windows 2000 Server (32 Bit)
• Mircosoft Windows 2000 SP4 oder höher (32 Bit)

Anforderungen an das Rechnungserstellende Programm:

• Druckertreiber muss auf dem PC-Client installierbar sein
• Das druckende System muss jede Rechnung als Einzeldokument übergeben können

Bei SIMPLYST Connect handelt es sich um einen Java Client zum Up- und Download von Dokumenten zwischen Kunde und Portal. Die Kommunikation erfolgt dabei per WebService. Die Übertragung der Dateien erfolgt mit SIMPLYST Connect automatisiert nach einem vorgegeben Zeitplan. Es sind lediglich ein Upload- und Download-Verzeichnis sowie ein Verzeichnis für den Dokumenteneingang auf den Systemen des Kunden einzurichten.

Folgende Mindestanforderungen sind für die Nutzung erforderlich:

• Prozessor: mind. 1,6 GHz
• Arbeitsspeicher: 2 GB
• Internet: mind. 1.000 Kbit/s Downstream
• Bildschirmauflösung: 1024x768 Pixel
• Betriebssystem: Windows XP Professional SP 3
• Browser: Internet Explorer 8 oder Mozilla Firefox 3.5 mit aktivierter Java-Script-Unterstützung

Das Portal ist webbasiert. Sie benötigen grundsätzlich keine weiteren Hard- oder Software. Für individuelle Lösungen können Sie mit zusätzlichen Komponenten Ihre Prozesse weiter verbessern.

Das Standardformat des Dienstes ist openTRANS XML. Dieses Format ist von führenden nationalen und internationalen Unternehmen unter Leitung des Fraunhofer Instituts entwickelt worden. Eine detaillierte Beschreibung des Formates kann im Internet unter http://www.opentrans.org heruntergeladen werden.

Weiterführender Link

http://www.opentrans.org

Es werden das Sichtformat (PDF) und auf Wunsch strukturierte Rohdaten zur Verfügung gestellt, welche der Empfänger automatisiert in seine Systeme übernehmen kann.

• Sichtformat (PDF)
• Signatur des Sichtformates (nicht bei gescannten Rechnungen)
• Signatur des Prüfberichtes (nicht bei gescannten Rechnungen)
• openTRANS XML mit Rohdaten zur Weiterverarbeitung
• Optional: Inhouse Format mit Rohdaten zur Weiterverarbeitung

Eine Vielzahl von E-Banking Programmen ermöglicht die Zusammenarbeit mit dem Portal. Die Funktionalität in der Umsetzung ist unterschiedlich. Vom einfachen Rechnungsempfang mit Generierung eines Zahlungsvorschlags bis zur umfangreichen OP (offene Posten) – Verwaltung ist bereits vieles umgesetzt und am Markt verfügbar:

• GenoCash / MultiCash
• StarMoney / StarMoney Business
• S-Firm (Basisfunktion) / S-Firm EBPP (Zusatzmodul)
• WinData (aktuell in der Umsetzung)

Für die Verwendung dieser Programme benötigt der Kunde lediglich die ihm bereits bekannten Zugangsdaten. Das E-Banking Programm übernimmt die regelmäßigen Vorgänge (z.B. Rechnungen verwalten). Lediglich für persönliche (z.B. Passwort) bzw. allgemeine Administrationszwecke (Produkterweiterungen hinzu wählen) ist noch ein Log-In in das Portal notwendig.

Spezielle technische Spezifikationen werden für die Nutzung der E-Banking Programme nicht benötigt.